Pour un mode de fonctionnement fiscal, les entreprises sont obligées d’ exiger une note de frais de leurs employés. Mais il arrive souvent de constater certaines erreurs ou anomalies qui constituent des risques à cette règle fiscale. Comment arriver donc à limiter ces risques ? Cet article saura bien vous conseiller.
Créer un fichier automatisé
Une note de frais est un document conçu par un employé pour se faire rembourser ses dépenses personnelles qu’il a eu à faire lors de son exercice professionnel et pour l’intérêt de l’entreprise. Cependant, on pourrait constater une exagération ou une fraude et alors, il faudrait passer chaque fois à un contrôle et une note de frais Excel pourrait être un bon choix. En effet, ce document peut être en version papier ou un fichier numérique. Et chaque entreprise est libre de choisir celle qui lui conviendrait. Mais afin d’améliorer vos analyses fiscales, vous pourriez choisir de créer un fichier automatisé avec Excel. En réalité, les entreprises puisqu’elles sont libres de choisir la version de leur document, sont organisées en exigeant non seulement la version, mais aussi en mettant en place un formulaire afin de permettre aux salariés de présenter un formulaire identique et de faciliter le contrôle et donc la tâche aux comptables serait une bonne initiative.
Définir un mode de contrôle
Même si l’utilisation d’un logiciel ou d’un fichier numérique permet de réduire les risques sur ces notes, avoir une bonne organisation de contrôle n’est pas moins important. En réalité, les erreurs, les anomalies dans ce document sont une chose bien courante. Néanmoins, tout cela pourrait être plus limité, si vous êtes bien organisé et si vous amenez vos salariés à être bien organisés. En effet, vous pourriez demander à vos salariés de ne pas prendre pour l’habitude de mélanger leurs tickets et factures ensemble. De même, ayant un nombre important de salariés, il est possible que le contrôle ne puisse être fait à tous les niveaux ; vous pourrez de ce fait passer chaque mois à une sélection d’un nombre d’employés qui verront leur document bien contrôler en tout détail nécessaire.
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