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Pour toute entreprise, les archives peuvent s’avérer importantes dans des situations qu’on ne prévoit pas toujours. D’où l’importance de les conserver, de garder une trace écrite en cas du futur litige avec un client, un fournisseur et même l’administration fiscale afin de se prémunir des éventualités. Le délai d’archivage étant soumis à une réglementation en France, l’externalisation de ce service auprès d’une société d’archivage de référence peut-être une meilleure option.
Qu’est-ce l’externalisation de l’archivage ?
Externaliser l’archivage des documents professionnels, c’est une opération qui consiste à confier cette tâche à un prestataire de service externe spécialisé dans la gestion documentaire. Cliquez pour voir ici quelle est la durée de conservation des archives administratives. Cela englobe plusieurs facettes parmi lesquelles l’analyse des besoins de l’entreprise. Le prestataire évalue les besoins spécifiques de l’entreprise en matière d’archivage de documents, en tenant compte de leur nature, de leur volume, de leur fréquence d’utilisation, etc.
Ensuite, les documents sont collectés à leur lieu de stockage actuel (souvent l’entreprise elle-même), puis transportés vers les locaux du prestataire. Ils sont triés, classés et indexés selon un système d’organisation qui répond aux besoins de l’entreprise. Ces documents peuvent être numérisés pour une conservation électronique, ce qui facilite l’accès et la recherche.
Par la suite, ils sont stockés dans des locaux sécurisés, avec des conditions optimales de température, d’humidité et de sécurité. Ainsi, vous pouvez y avoir accès via une plateforme de gestion en ligne avec des niveaux d’accès différenciés selon les utilisateurs.
Pourquoi opter pour l’externalisation de l’archivage des documents ?
Comme vous pouvez vous y attendre, l’externalisation de l’archivage des documents professionnels présente plusieurs avantages importants pour les entreprises, dont premièrement l’optimisation des ressources internes. En effet, externaliser ce service permet aux entreprises de libérer des ressources humaines et matérielles internes précieuses. Plutôt que de consacrer du personnel et de l’espace de stockage à la gestion des documents, elles peuvent se concentrer sur leurs activités principales et laisser des experts externes gérer efficacement et de manière sécurisée leurs archives.
Ensuite, l’externalisation de l’archivage peut contribuer à réduire les coûts opérationnels. En fait, la gestion interne des archives nécessite des dépenses liées à l’achat de matériel d’archivage, aux coûts de maintenance, à la formation du personnel, etc. En externalisant cette fonction, vous pouvez bénéficier d’un modèle de coûts plus prévisible et souvent plus rentable.
En plus, les services d’externalisation de l’archivage des documents professionnels offrent généralement des normes de sécurité élevées. Ils utilisent des technologies de pointe pour protéger les documents contre les pertes, les dommages et les accès non autorisés.
Les avantages liés à l’externalisation de l’archivage des documents
La plupart des sociétés spécialisées en externalisation proposent des solutions de numérisation et de gestion électronique des documents. Cela facilite l’accès rapide aux fichiers et permet des recherches efficaces à l’aide de mots-clés et de critères de recherche spécifiques. Ces fonctionnalités peuvent améliorer la productivité des employés en leur permettant de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin.
Aussi, faut-il noter que dans de nombreux secteurs d’activité, des réglementations strictes en matière de conservation des documents sont en vigueur. Externaliser l’archivage des documents peut s’avérer opportun pour les entreprises de se conformer aux exigences légales sans avoir à investir dans des connaissances spécialisées et des outils de conformité coûteux.
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